eltyoRapprochez chaque ligne, vérifiez les quantités déjà facturées et transmettez tout écart non expliqué à la personne habilitée.
Rapprocher une facture fournisseur de son bon de commande consiste à associer les lignes des deux documents, puis à contrôler les prix, les quantités et les montants. Ajoutez la réception si vous devez vérifier ce qui a effectivement été livré. Conservez les pièces et la décision prise pour chaque écart.
Quelles pièces comparer ?
Le rapprochement à deux pièces compare la facture au bon de commande. Il permet de vérifier que les lignes et les prix correspondent aux conditions convenues. Le rapprochement à trois pièces ajoute le bon de réception pour contrôler les quantités livrées et acceptées. Pour une prestation, utilisez la preuve de réalisation prévue dans votre circuit. Microsoft Learn sur le rapprochement des factures · Niveaux de rapprochement Oracle
Travaillez à partir de la commande approuvée et de ses modifications validées. Pour une facture partielle, ajoutez la quantité de la facture en cours aux quantités déjà facturées sur la même ligne. Comparez ce cumul au plafond applicable. Si la réception entre dans le contrôle, tenez compte des livraisons acceptées et des retours.
Télécharger le modèle Excel de rapprochement
Le classeur comprend une feuille vierge et un exemple rempli, dont la facture F-0182 utilisée dans ce guide. Renseignez une ligne par article avec les quantités et les prix unitaires HT. Les écarts de quantité, de prix unitaire et de montant se calculent automatiquement.
Télécharger le modèle Excel en français (.xlsx)
Écart de prix et facture partielle dans le modèle Excel
Ces deux lignes se trouvent dans l’onglet Exemple rempli.
| Cas | Données du classeur | Résultat calculé |
|---|---|---|
| Écart de prix unitaire (F-0183) | 8 unités reçues et facturées. Prix commandé de 25 € HT par unité, prix facturé de 26,50 € HT. | +1,50 € HT par unité, soit +12 € HT sur la ligne. |
| Facture partielle (F-0184) | 10 unités commandées, 6 reçues et 2 déjà facturées. Cette facture porte sur 4 unités au prix convenu de 30 € HT l’unité. | Le cumul facturé atteint 6 unités pour 6 reçues. 0 unité et 0 € HT d’écart. Quatre unités restent à réceptionner. |
Checklist de rapprochement avant validation
- Vérifier l’identité du fournisseur et rechercher un doublon par fournisseur et numéro de facture.
- Retrouver la commande approuvée et vérifier que son périmètre correspond à la facture.
- Associer chaque ligne à sa référence et à la bonne unité de mesure.
- Comparer le prix unitaire, les remises et la devise aux conditions de la commande.
- Contrôler les quantités cumulées en tenant compte des factures partielles.
- Comparer les quantités aux réceptions acceptées si le circuit le prévoit.
- Vérifier les frais, les taxes et les totaux par rapport aux pièces et aux règles applicables.
- Consigner l’écart, la décision et la validation dans le dossier.
Une référence absente, une unité ambiguë ou une ligne imprévue mérite un contrôle avant l’export. Appliquez les tolérances documentées de votre équipe. Une tolérance de prix et une tolérance de quantité répondent à deux contrôles distincts.
Exemple d’une facture de 12 unités pour 10 commandées
Dans cet exemple de test, la facture F-0182 ne comporte qu’une ligne. Elle cite la commande BC-1048. Le prix unitaire est de 25 € HT et aucune facture antérieure ne porte sur cette ligne.
| Pièce | Quantité | Montant HT de la ligne |
|---|---|---|
| Commande BC-1048 | 10 | 250 € |
| Bon de réception | 10 | — |
| Facture F-0182 | 12 | 300 € |
Le prix unitaire correspond. L’écart porte sur 2 unités, soit 50 € HT. Placez la facture en revue. Si les unités supplémentaires ont été acceptées, retrouvez la modification approuvée de la commande et la réception correspondante avant de relancer le rapprochement. Si la facture doit être corrigée, joignez le document corrigé au dossier.
Modèle de fiche d’écart à copier
Facture · [fournisseur et numéro]
Commande et ligne · [référence et numéro de ligne]
Réception · [référence ou contrôle à effectuer]
Quantité et montant attendus · [valeurs et devise]
Quantité et montant facturés · [valeurs et devise]
Écart et justificatif · [différence et pièce à consulter]
Décision et responsable · [action, personne et date de validation]
Automatiser la préparation du contrôle
Sur un lot pilote, récupérez les pièces et préparez une fiche par ligne. Envoyez les écarts dans la file de revue avec la facture d’origine, la commande et les références de réception. Votre équipe vérifie la décision et approuve les données avant export.
Pour évaluer le pilote, comparez le temps de saisie et de revue par facture. Suivez les champs corrigés et le temps consacré aux exceptions. Découvrez le parcours proposé par Eltyo, de la réception de la pièce à l’export validé. Automatisation des factures fournisseurs
Pour aller à la source.
Les références qui éclairent cette méthode. Les exemples et les exercices de cet article restent illustratifs.